10 důvodů, proč používat advokátní systém

10 důvodů, proč používat advokátní systém

Vyšší produktivita práce a úspora času nemusí být jediné důvody, proč používat systém pro vedení advokátních spisů. Ve skutečnosti je důvodů mnohem více. Ty hlavní jsme pro vás sepsali.

  1. Možnost vykazovat více hodin

    Studie Blue Hill Research zjišťovala dopad na efektivitu práce při využívání advokátního softwaru pro správu spisů. Průzkum provedli u 45 advokátů a advokátních kanceláří a zjistili, že advokáti používající advokátní software snížili čas strávený administrativou a nefakturovatelnými úkoly průměrně o 8 hodiny měsíčně.
  2. Vyšší příjem

    Ušetřený čas můžete věnovat jiným aktivitám, které lze vyfakturovat. Při průměrné hodinové sazbě advokáta 1.500Kč, fakturaci o 8 hodiny měsíčně více a nákladech na advokátní software 1.000 Kč měsíčně, je roční příjem očištěný o výdaje za advokátní software o 130.000 Kč vyšší. Návratnost investice do advokátního softwaru je u samostatného advokáta tedy velmi zajímavá. U advokátní kanceláře s více zaměstnanci jsou to pak nezanedbatelné příjmy.
  3. Snížení režií

    Studie Blue Hill Research se také zabývala dopadem advokátního softwaru na personální obsazení. Zjistili, že po zavedení advokátního softwaru potřebovali advokátní kanceláře v průměru o 40 % méně administrativních pracovníků.
    Při průměrném platu asistentky 25.000 Kč měsíčně a zkrácení úvazku o 40 %, činí roční úspora 120.000 Kč.
  4. Dostupnost spisů

    Největší výhodou všech advokátních systémů běžících v prostředí cloudu oproti dřívějším systémům s nutností instalace, je možnost přístupu odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Prostě neřešíte, kde zrovna jste a zda máte notebook, nebo jen svůj mobil. Jednoduše se přihlásíte do systému a pracujete.
     
  5. Evidence a přehled stráveného času

    Advokátní softwary vám umožňují mít přehled nad stráveným časem u jednotlivých spisů, úkonů a běžných činností. Máte tak možnost průběžně informovat klienta nebo reagovat na případné požadavky a změny. Větší advokátní kanceláře pak mohou ocenit stopování času při práci advokátů a koncipientů. Je to mravenčí práce, ale funkce umožňuje přesnější vykazování práce a sledování výkonnosti zaměstnanců.
  6. Jednoduchá fakturace

    Dnešní advokátní systémy již v mnohém nahrazují účetní systémy. Zjednodušují vytváření faktur a dokladů na jedno až dvě kliknutí. Párování plateb je pak stejné jako v účetních systémech, pomocí importu bankovního výpisu. Velkou výhodou je i snadné předávání informací a dokladů externí účetní.
  7. Zamezení překlepů a promeškání lhůt

    Nikdo není neomylný, a proto upozornění na administrativní chyby, překlepy nebo termíny je velmi důležité. Pro snížení překlepů dnes každý advokátní systém používá kontrolu vstupních dat a možnost automaticky načítat informace z ARESu, InfoSoudu nebo ISIRu. Pomocí nastavitelných upozornění vám pak systém hlídá termíny a lhůty.
  8. Vyšší bezpečnost

    Zajistit Bezpečnost svých dat je to nejdůležitější. Pokud používáte advokátní software od zavedené a renomované společnosti, budou vaše data v bezpečí v některém z datových center ve Frankfurtu. Kromě toho, že jsou data pravidelně zálohována na redundantních místech, jste schopni v případě smazání či chyby obnovit dokumenty až 3 měsíce nazpět. U samostatných advokátů nebo menších advokátních kanceláří bude zabezpečení jejich dat a úložiště, které získají od poskytovatele advokátního softwaru, obecně mnohonásobně vyšší než vlastní řešení.
  9. Přehled a lepší organizace

    Klíčovým slovem v advokátních systémech je „management“. Výhoda advokátních softwarů je, že máte vše na jednom místě. Všechny vaše kontakty, kalendáře, spisy, dokumenty, úkoly a fakturace jsou k dispozici v jednom rozhraní. Poznámky, výstupy z telefonních hovorů, návrhy dokumentů, e-maily, datové zprávy a listovní zásilky, které odesíláte nebo přijímáte, jsou spojeny se spisem, takže vždy víte, kde najít, co potřebujete.
  10. IT problémy neřešíte

    Obrovskou výhodou cloudových systémů je odstranění IT nákladů na bezpečnost a správu IT zařízení. Vše běží v cloudu a jediné, co potřebujete, je internetový prohlížeč. Pro vás to znamená, že nekupujete žádný drahý hardware, neřešíte náklady na aktualizace či výměny IT zařízení. Neřešíte údržbu sítě, serverů a jiných zařízení. Tohle všechno je na straně poskytovatele advokátního softwaru, vy se jen přihlásíte do systému a pracujete.
Více článků