3 důvody, proč vést advokátní praxi bezpapírově

3 důvody, proč vést advokátní praxi bezpapírově

Mít v minulosti přístup k informacím znamenalo systematicky ukládat tištěné dokumenty. Všechny jste museli vytisknout nebo okopírovat, označit a fyzicky umístit na správné místo. To vše zabralo nepřiměřené množství času a peněz.

Žijeme v době moderních technologií, které v mnoha ohledech práci zjednodušují. Advokátní kanceláře a právníci již můžou vést téměř veškerou agendu bezpapírově. Pomocí služeb a aplikací, které dnes umožňují elektronicky podepisovat, ověřovat a zasílat dokumenty elektronicky, vám již nic nebrání vést archiv v počítačových serverech. A pokud využijete výhody cloudového řešení, dokonce nemusíte mít ani tyto servery.

Jaké jsou tedy výhody bezpapírového vedení advokátních spisů a celé agendy?

  1. Snížení nákladů

    Jsou dostupné služby a programy, které vám umožní přejít na elektronickou evidenci a přestat tisknout dokumenty. K tomu je potřeba datové uložiště a servery nebo využít cloudových služeb, které vše ukládají do datových center. Na první pohled se to může zdát jako zbytečná investice, ale budete překvapeni, kolik vám elektronické vedení spisů ušetří peněz a času.

    Pokud přejdete na bezpapírovou evidenci, nebudete nuceni si pořizovat a servisovat drahé tiskárny, kopírky a tonery. Nebude potřeba vést archiv, takže si vystačíte s menšími kancelářskými prostory. A samozřejmě elektronické vedení spisů je rychlejší a efektivnější než to papírové, protože umožňuje administrativní práci automatizovat a snížit si tak náklady na pracovní sílu.
  2. Konkurenceschopnost

    Podle řečníka na právní systémy Bryana Simse  je přechod na vedení advokátní agendy bezpapírově ta nejdůležitější věc, jak být konkurenceschopný a vést efektivně advokátní kancelář.
    Hledani_spisy(1).png
    Být konkurenceschopný v dnešní době však znamená „vykázat více práce za méně peněz“. Pokud však hledáním tištěného dokumentu strávíte 15 minut, jen stěží to vyfakturujete svému klientovi, když jediné, co jste udělali, bylo nalezení dokumentu. A kolikrát při své práci hledáte dokumenty, korespondenci a jiné informace? Měsíčně jsou to hodiny, které můžete věnovat klientům a úkonům, za které dostanete zaplaceno.


    Samozřejmě, že i při vedení elektronických spisů můžete dokument omylem přejmenovat, smazat nebo chybně uložit. Ale v systémech pro vedení advokátních spisů stačí zadat hledaný výraz a dokument je nalezen během okamžiku.
  3. Vyšší bezpečnost

    I když máte dokumenty zamčené někde v kanceláři, stále mají určité osoby s klíčem přístup k dokumentům. I přes bezpečnostní opatření a vedené zápůjčky dokumentů, existuje vždy riziko lidské chyby a lehce tak ztratíte přehled o dokumentech.

    Pokud si vedete dokumenty v digitální podobě a používáte systém pro vedení elektronických spisů, vše se děje automaticky. Každá osoba musí mít přístup do zabezpečené aplikace, mít uživatelská práva a použít třeba i konkrétní počítač. To znamená, že budete mít vždy záznam o tom, kdo a kdy přistoupil k souboru. A pokud někdo dokument omylem smaže nebo upraví, stačí se vrátit k poslední verzi nebo záloze. Pro menší kanceláře pak cloudové uložiště zajišťují vyšší bezpečnost uložených dat a nižší náklady na IT.
  4. Na závěr, jde i o životní prostředí.

    Pokud chcete být šetrní k životnímu prostředí, tisknutí méně papírů znamená méně pokácených stromů a méně odpadu vyprodukovaného vaší kanceláří.

Důvodů, proč vést dokumenty a spisy v elektronické podobě, je mnohem více a rozhodnutí přejít na bezpapírový chod kanceláře má pozitivní dopad na klienty, zaměstnance i celou kancelář.

Pokud jste se rozhodli přejít na bezpapírový chod kanceláře, zvažte pořízení systému pro vedení advokátní agendy, které nabízejí mnoho funkcionalit a výhod. O 10 důvodech, proč používat advokátní systém jsme psali v předchozím článku.

Více článků