5 věcí, které by měli advokáti vědět před použitím cloudu

5 věcí, které by měli advokáti vědět před použitím cloudu
Firmy všech velikostí dnes přecházejí na cloudové služby z důvodů úspor, lepší přizpůsobivosti okamžitým potřebám a mobilitě. Hlavní dodavatelé cloudových služeb v roce 2019 zaznamenali dvouciferný růst a v roce 2020 tomu nebude jinak.

Zatímco zbytek světa rychle přijal cloudové služby a využívá jejich výhod, právnická profese zaostává. Podle průzkumů z roku 2018 používá necelých 55 % všech oslovených kanceláří a advokátů nějakou formu cloudu, včetně softwaru jako služba a infrastruktury jako služba.

Nadešel okamžik, aby se i advokáti připojili ke cloudové revoluci? Před samotným rozhodnutím, zda využít cloudová uložiště a infrastrukturu, je důležité si odpovědět na základní otázky.

Bezpečnost na prvním místě

Asi největším důvodem, proč někteří advokáti a advokátní kanceláře váhají s využíváním cloudu, jsou obavy o soukromí a bezpečnost. Kromě legislativního požadavku chránit citlivá data svých klientů se advokáti zabývají dalšími citlivými a vysoce regulovanými údaji, jako jsou trestní, lékařské, zaměstnanecké, imigrační nebo finanční záznamy.

Zažitá vnímání však zkreslují realitu. Když se podíváte do historie závažných úniků dat a úspěšných útoků za posledních pět let, téměř všechny se týkají soukromých firmem, které si data uchovávaly ve vlastních serverech. Nepodařilo se jim dostatečně rychle aktualizovat své systémy nebo si zřídili cloudovou službu s neadekvátním zabezpečením.
Dnešní realita je taková, že vaše data jsou mnohem zranitelnější, když si je sami spravujete. Není v silách jednotlivců a menších firem udržet krok s novými požadavky, obnovou zařízení a platit odborníky na kybernetickou bezpečnost.

Zabezpečení dat a IT bezpečnost jsou ze své podstaty složité a vyvíjejí se neuvěřitelně rychle. Pokud např. máte svá data na dvou místech plus zálohy, znamená to, že musíte spravovat 2 firewally, vyhodnocovat a detekovat narušení u všech míst a udržovat další bezpečnostní systémy. Podle statistických průzkumů způsobují chyby zabezpečení vlivem neaktuálnosti systémů 60 % veškerých úniků dat.

Firmy nabízející cloudové řešení pro advokáty, mezi které patří i Advokta, mají experty na kybernetickou bezpečnost a mnohem větší odbornost v oblasti zabezpečení než jednotlivec či střední firma. Vždy byste si však měli vyžádat certifikáty s výstupy bezpečnostních auditů a jejich četnost.

Dlouhodobé vnímání bezpečnosti cloudu se pomalu mění a ukázal to i průzkum ABA, kdy něco přes 30 % firem uvedlo, že částečně používají cloudová řešení, protože nabízejí větší bezpečnost, než by sami mohli poskytnout.
Věděli jste, že advokáti využívající cloud musí zajistit, aby jejich data byla uložena v Evropské unii? Nebo že nejbezpečnější cloudové řešení nabízí AMAZON? Technologii Amazonu a striktní uložení dat ve Frankfurtu a Paříži využívá i Advokta.

Opravdu již nevyužíváte cloud?

Jakýkoli posun k novým technologiím vyžaduje zhodnocení současného stavu. Jaké jsou kritické aplikace? Kde běží? Jsou uloženy v datovém centru nebo na vlastních serverech?

Když si provedete zhodnocení, možná zjistíte, že hodně aplikací vaší kanceláře již pracuje v cloudu. Pokud používáte Gmail, Slack, Skype, Whatsapp nebo Microsoft Office 365, jste již alespoň částečně založeni na cloudu. Zhodnocení může také ukázat, že kolegové v kanceláři mezi sebou používají cloudová řešení, jako jsou aplikace pro spolupráci nebo ukládání souborů. Vždy je však důležité vědět, jaké cloudové aplikace používáte a zda vyhovují mírou zabezpečení a zákonným požadavkům.
Systém pro správu advokátní agendy Advokta funguje ve speciálně navrženém cloudu pro armádní účely s nejvyšší možnou mírou zabezpečení. Můžete se tak spolehnout na zálohování a obnovu po případnou havárii nebo škálování aplikace a výkonu podle potřeb kanceláře formou přidávání a odebírání licencí na měsíční bázi.

Nový trend: virtuální kancelář?

Existuje malý, ale rostoucí trend virtuálních advokátních kanceláří, jejichž partneři nemají žádnou centralizovanou kancelář a spoléhají se výhradně na cloudové služby jako je třeba Advokta pro správu advokátních spisů a interakci s klienty. Nižší režie a větší flexibilita při vykonávání advokátní profese prakticky odkudkoli je silným lákadlem pro firmy všech velikostí.

Kolik si můžete dovolit investovat do IT zařízení?

Při rozhodování o využívání cloudu by také měla hrát roli velikost vaší kanceláře a rozpočet pro pořízení IT infrastruktury.
Samostatným advokátům a malým kancelářím s nízkým rozpočtem se cloudová uložiště pro vedení spisů vyplatí, protože odpadá nutnost najímat si správce sítě nebo IT odborníky. Při pořízení cloudového systému Advokta zaplatíte měsíčně 890Kč. Pokud to porovnáte s náklady na pořízení vlastního řešení a zajištění servisu, aktualizací a obnovu zastaralého zařízení, dostáváte se na nižší cenu.

Jestli že se rozhodnete pro cloudové uložiště a cloudové aplikace, přenecháváte starost o zabezpečení a uchování dat na poskytovateli cloudu. Neřešíte údržbu, aktualizace a servis serverů. Přesunete velký kus vašich IT výdajů z kapitálových výdajů (hmotný majetek) na provozní výdaje. Přináší to také nižší počáteční provozní investice což se také může ukázat jako výhoda.
Namísto nákupu spolehlivých disků a starost o jejich ochranu a zálohování, může kancelář jednoduše platit za cloudové služby podle potřeby. Tím se také odstraní potřeba předvídat budoucí růst a kupovat naddimenzovaná řešení.

Přínos cloudu

Pro většinu firem a advokátů již nejde o to, zda využívat cloud, ale o to, kolik dat a jaké softwary migrovat do cloudu. Čím více aplikací a systémů používáte, tím složitější bude rozhodnutí.

Přesunutím své infrastruktury do cloudu se advokáti a advokátní kanceláře mohou vyhnout nákladným výdajům, získat rychlejší přístup k nejmodernějším technologickým zdrojům a mít větší flexibilitu, aby mohly reagovat na měnící se potřeby. Toto jsou vítězné argumenty pro cloudová řešení.
Více článků