6 otázek, na co se ptát při výběru advokátního softwaru

6 otázek, na co se ptát při výběru advokátního softwaru

Pro většinu samostatných advokátů a advokátních kanceláří je software pro řízení spisů a advokátní agendy velmi užitečným pomocníkem. V předchozím článku jsem přiblížil 10 důvodů, proč používat advokátní systém.

Dnes se zaměřím na 6 důležitých otázek, na které byste si měli odpovědět před výběrem jakéhokoli advokátního systému.

  1. Jakou platformu zvolit? Klasickou instalaci nebo cloudový systém?

    Technologie se dramaticky vyvíjejí a v zahraničí již všechny známé advokátní systémy běží v cloudu. U samostatných advokátů a malých kanceláří převažují výhody cloudových řešení daleko více než u velkých advokátních kanceláří.

    Největší výhodou cloudu je nulová potřeba drahé IT infrastruktury a externích správců sítě. S cloudovým systémem se jednoduše přihlásíte ze svého počítače a začnete pracovat. Nepotřebujete kupovat žádný hardware a instalovat programy. V cloudových systémech jsou aktualizace automatické a bezplatné. Zabezpečení je na nejvyšší možné úrovni a zálohování dat je redundantní a automatické.

    Další výhody cloudu jsou:
    - mobilita, což znamená, že máte do systému přístup odkudkoli a z jakéhokoli zařízení.

    - škálovatelnost, což znamená, že můžete okamžitě přidávat nebo odebírat přístupy do systému podle toho, jak vaše kancelář roste.

    - měsíční nebo roční platby za licenci znamenají, že můžete kdykoli změnit názor a systém přestat používat.
  2. Kolik chcete platit?

    Rozmyslete si, kolik jste ochotni zaplatit za advokátní systém a udělejte si průzkum trhu. Ceny se moc neliší a pohybují se okolo 900Kč měsíčně za licenci.

    Dejte si pozor na startovací ceny u jednotlivých poskytovatelů systémů. Ti rádi nabízejí základní systém za nízkou cenu. Abyste však opravdu využili výhody softwaru, musíte si přikoupit další moduly a nakonec zaplatíte i více než u konkurence.  
  3. Splňuje systém ty nejvyšší bezpečnostní požadavky?

    Při výběru jakékoli cloudové služby byste měli věnovat velkou pozornost bezpečnosti a ochraně svých dat. Advokáti mají povinnost mlčenlivosti a chránit důvěrné informace a soubory o svých klientech před ztrátou. Advokáti mají tedy povinnost zajistit, aby cloudová služba byla v souladu s těmito povinnostmi. Ačkoli advokáti mohou cloudové služby využívat, musí také podniknout přiměřené kroky k minimalizaci rizika a zamezení vyzrazení důvěrných informací a ztráty souborů.

    Mezi nejdůležitější aspekty při rozhodování patří stabilita a reputace společnosti poskytující cloud, způsob šifrování dat, jak je zálohuje a kde ukládá vaše data. Neméně důležitá je schopnost mít neomezený přístup ke svým datům a možnost exportovat data v běžně používaném formátu.
  4. Má systém základní funkce, které potřebuji?

    Sepište si základní funkce, které běžně používáte a zjistěte si, zda je poskytovatel advokátního systému nabízí již v základu. Jedná se především o evidenci spisů, kontaktů, dokumentů, přijímání a odesílání emailů, napojení na datové schránky, evidence listovních zásilek, kalendář, evidence úkonů, hlídání termínů, fakturace a napojení na registry ISIR, InfoSoud a ARES. Je nutné podotknout, že implementace těchto funkcí a jejich používání se u jednotlivých poskytovatelů liší. Vyzkoušejte si proto jednotlivé funkce v různých systémech a ověřte si, že je ovládání intuitivní a práce se systémem vám vyhovuje.

    Zvažte také to, zda systém funguje s aplikacemi nebo programy, které aktuálně používáte a plánujete je nadále používat. Umožňuje advokátní systém integraci s vašim emailovým klientem nebo kalendářem? Umožňuje přenášet data do vašeho účetního programu? Může dokonce nahradit váš účetní systém?

    Jednoduše před rozhodnutím pečlivě prozkoumejte, zda lze systém implementovat do vašich používaných řešení a jak s nimi komunikuje.
  5.  Má systém pokročilé funkce, které potřebuji?

    Než si začnete procházet jednotlivé advokátní systémy, vytvořte si seznam funkcí, které od systému očekáváte nebo by vaše kancelář potřebovala. Zjistěte si, zda jsou tyto funkce v ceně.

    Funkce, které byste měli zvážit: možnost vedení účetnictví (vedení pokladny, příjmové a výdajové doklady, zálohové platby a párování plateb), sdílení kalendářů, možnost automatizace dokumentů, hlídání termínů, CRM, přístup z mobilu, import dat.
  6.  Jak se vám systém líbí?

    Velmi důležitý je váš dojem ze systému. Prakticky všechny systémy nabízejí zkušební verze zdarma. Vyzkoušejte vaše vytipované favority. Líbí se vám uživatelské rozhraní? Jak se vám se systémem pracuje? Orientujete se v prostředí? Jaká školení a podpora jsou k dispozici? Jaké je hodnocení zákaznického servisu?

Pointa je si pečlivě promyslet požadavky předem a až pak hledat systém, který nejlépe vyhovuje požadavkům za přijatelnou cenu, s ohledem na reputaci společnosti a zákaznickou podporu.

Více článků