Home office & digitální advokátní kancelář

Home office & digitální advokátní kancelář
Jak jste během několika uplynulých měsíců zjistili, vedení právní praxe vzdáleně mimo kancelář není jednoduché.
Vzhledem k tomu, že nic nenasvědčuje tomu, že bychom se během pandemie vraceli do kanceláří, sdílíme tipy a omyly při vedení advokátní kanceláře on-line.

1. Dejte o sobě vědět, nikdo neví, že máte otevřeno

V tolika nařízeních, restriktivních opatřeních a neustálých změnách se dnes již málokdo orientuje. Z tohoto důvodu je důležité dát o sobě vědět, že jste kancelář neuzavřeli a jste klientům k dispozici. Pokud to nekomunikujete a nemáte to napsáno na webu, ve firemním záznamu Google firmy, Seznam firmy a jiných komunikačních kanálech napsáno, nejspíš si budou myslet, že máte zavřeno.

Prvním krokem v této době, je dát o sobě vědět napříč vašimi online platformami a dát lidem vědět, že:
  • Jste otevřeni
  • Jak se s vámi mohou spojit pro konzultace
Nepředpokládejte, že lidé budou vědět, jak s vámi komunikovat. Vaše firma potřebuje jasnou, stručnou a užitečnou komunikaci o tom, kde, jak, co a kdy budete komunikovat s novými klienty.
Používejte jasné sdělení na každé stránce vašeho webu. Podle potřeby změňte svá tlačítka, například „Bezplatná konzultace“ nebo „Kontaktujte nás ještě dnes“ na „Bezplatná virtuální konzultace“ a „Naplánujte si s námi videokonferenci ještě dnes.“

2.Jako výchozí používejte videokonference

Telefonické hovory jsou v pořádku, pokud klient má vše, ale v dnešní době zjistíte, že většina lidí vás chce vidět při hovoru. Po měsících, kdy si zvykli na videokonference Zoom, Teams, Facetime a jiné, to mnozí očekávají. Zde jsou některé z mých tipů pro videokonference. Vaše volba bude záviset na bezpečnostních prvcích a úrovni pohodlí vašeho týmu a klientů.
Před pandemií se většina právníků účastnila videokonferencí alespoň několikrát ročně. Nyní, když všichni pracují z domova, a dokonce i rutinní schůzky probíhají on-line, je potřeba jednoduchého a intuitivního řešení mnohem naléhavější. Zde jsou tipy, které mohou pomoci, aby vše hladce fungovalo.
  • Kvalitní webkamera. Pokud používáte webkameru starší než několik let, je čas upgradovat.
  • Citlivý mikrofon. Starší mikrofony nemusí být tak citlivé a účastníci vás nemusí dobře slyšet. Výhoda je, že dnešní notebooky již mají kameru a mikrofon na velmi dobré úrovni a není potřeba investovat do nových.
  • Dobré internetové připojení. WiFi je většinou spolehlivé, ale může trpět výpadky. Pokud denně konzultujete, zvažte kabelové připojení k počítači. Vaše videohovory budou stabilnější a bez sekání.

3. Nejdůležitější jsou nástroje pro týmovou spolupráci

Advokátní systém a dostupnost spisů online je základ. Přináší naprostý základ pro práci vzdáleně. Seznam funkcí a výhod si můžete přečíst zde. Samotná spolupráce nad konkrétními dokumenty je druhá nejdůležitější potřeba a nutnost pro zajištění efektivní práce. Existuje mnoho nástrojů pro týmové a projektové řízení, které fungují dobře i pro právní kanceláře. Nicméně klíčové věci, které je třeba vzít v úvahu při rozhodování, jsou bezpečnost cloudových uložišť, snadné použití a spolehlivost.
  • Slack. Slack je populární platforma pro rychlé zasílání zpráv a video komunikaci. Týmy jej mohou použít pro rychlou komunikaci a konverzace lze uspořádat do různých kanálů pro snadný přístup.
  • Google Wokrspace (G Suite). S tímto balíčkem nástrojů můžete společně a bezpečně pracovat na dokumentech i v reálném čase a zvládat veškerou komunikaci se svým týmem v cloudu Google. Sada nástrojů Google obsahuje Dokumenty, Tabulky, Prezentace, Gmail, Chat a mnoho dalších aplikací. Velmi užitečná sada nástrojů pro práci on-line.
  • Trello (zdarma) nebo Basecamp. Nejsou to jediné dvě platformy pro správu týmů, ale jsou to ty, s nimiž jsem měl nejlepší zkušenost. Trello používá nástěnky, seznamy a karty ve stylu kanban, které vám pomohou uspořádat a stanovit priority vašich případů a prací. Můžete snadno přidávat členy týmu, přiřazovat úkoly a sledovat průběh prací.
  • Microsoft Teams. Chatovací platforma společnosti Microsoft stojí za vyzkoušení, protože používá programy, které většinou právníci znají (Word, Excel...).

    Buďte trpěliví

    Pro mnoho lidí je to poprvé, co musí důsledně a spolehlivě pracovat z domova. Mnozí zjišťují, že pracují produktivněji z domu, a možná by v tom chtěli pokračovat i po návratu do kanceláře. Ostatní se naopak budou chtít rychle vrátit do své kanceláře, ale budou více dbát na svou bezpečnost a nová pracovní pravidla. Zůstaňte trpěliví a naslouchejte obavám kolegů a zaměstnanců. Potenciální klienti budou také potřebovat čas, aby se naučili s novými technologiemi pracovat. Aby zjistili, jak získat informace, které potřebují, bez možnosti osobního setkání. S krizí zachází každý jinak, proto komunikujte jasně a často.
Více článků