Jak digitalizovat advokátní kancelář?

Jak digitalizovat advokátní kancelář?
Digitalizace se děje všude kolem nás a výhody jako zrychlení komunikace, zjednodušení práce nebo zvýšení produktivity práce přináší mnoho výhod a finančních úspor. Advokáti jsou v adopci nových systému a technologií více zdrženliví a tak o tyto výhody přicházejí. I když se zdá, že přejít čistě na bezpapírovou komunikaci a evidenci nebude nikdy možné, každý krok k tomuto cíli přináší konkurenční výhodu.

Co je potřeba zvážit při digitalizaci kanceláře?

Vkládání dat do advokátního systému
  • Standardizace formátu dokumentů
  • Komprese dokumentů
Příprava dokumentů pro advokáty a sdílení s účastníky řízení
  • Ochrana proti neoprávněným změnám nebo přístupům uživatelů
  • Bezpečné sdílení revizí dokumentů
Příprava dokumentů pro práci a ukládání do spisů
  • Metadata souborů pro snadné indexování
  • Ukládání do spisu
  • Elektronický podpis dokumentů
 

Vkládání dat do advokátního systému

Data v digitální podobě mají tu výhodu, že jsou snadno vyhledatelná oproti papírovým dokumentům. Na rozdíl od papíru, digitální informace může existovat v různých formátech např. jako text, obrázek, video, audio, webová stránka, program atd. Tímto významně roste komplexnost při požadavku, aby každá informace v souboru byla vyhledatelná. To je důvod, proč se zavedla standardizace jako součást procesu při převodu informací z papírové do digitální podoby.


Standardizace formátu dokumentů

Při skenování dokumentů jsou nejčastějšími formáty JPEG, PNG, TIFF a PDF. Problém s formáty JPEG, PNG a TIFF je, že jsou to obrázkové formáty, které se velmi těžce textově prohledávají, zabírají velkou kapacitu uložišť a při zasílání emailem jsou zamítány poštovními servery pro jejich nadměrnou velikost.

Formát PDF je na druhou stanu celosvětově přijímaným formátem pro distribuci digitálních dokumentů. Formát zajišťuje stejný vzhled dokumentů bez ohledu na to, na jakém systému či v jakém programu je otevřen. Výhoda je také v tom, že dnes existuje velké množství PDF programů, které jsou zcela zdarma. Dokumenty v tomto formátu můžete také zaheslovat anebo určit, zda se můžou tisknout.
Dokumenty PDF můžete snadno vytvářet z aplikace MS Office, Libre Office nebo jiného textového editoru. Další výhodou tohoto formátu je, že při skenování dokumentů lze zvolit, aby dokument byl textově prohledatelný pomocí optického rozpoznání znaků (OCR). To znamená, že při práci s naskenovaným dokumentem můžete v textu vyhledávat slova nebo části vět.

PDF soubory z Wordu nebo Excelu jsou vždy textově prohledatelné. Při použití programu Adobe Acrobat můžete využít i další funkce jako vodoznak „důvěryhodné“, odebrat/přidat metadata, změnit záhlaví, zápatí, číslování a mnoho dalších. To vše lze nastavit při samotném převodu dokumentu do PDF. Pro archivaci a dlouhodobé ukládání dokumentů se dnes používá formát PDF/A. Tento formát vkládá další informace jako např. knihovnu písem, aby i v budoucnu bylo možné dokument bez problému číst.


Komprese dokumentů

Mnoho online služeb má dnes striktní pravidla pro maximální velikosti souborů pro nahrávání nebo zasílání souborů. Řešením je komprese souborů pomocí zakoupeného programu nebo využití jedné z mnoha online služeb např. https://www.ps2pdf.com/. Komprimované soubory umožňují rychlejší zasílání e-mailů a přístup nebo nahlížení do dokumentů přes mobilní zařízení. Menší soubory navíc snižují náklady na ukládání dat.
 

Příprava dokumentů pro advokáty a sdílení s účastníky řízení

Ochrana proti neoprávněným změnám nebo přístupům uživatelů

Protože jsou v advokátní kanceláři dokumenty neustále v oběhu, je důležité monitorovat jejich pohyb a řídit, kdo může dokumenty procházet, stahovat nebo upravovat. Dnešní systémy pro vedení elektronických spisů a advokátní agendy dokáží vést záznamy o pohybech a změnách dokumentů. Umožňují pomocí práv přesně určit, jaký spis může uživatel vidět a jaké operace s dokumenty provádět. Advokátní systém Advokta dokonce vede bezpečnostní audit o všech pohybech, přístupech a změnách v souborech a v systému.

Bezpečné sdílení revizí dokumentů

Výhoda elektronických dokumentů je v týmové spolupráci. Pomocí systémů pro vedení elektronických spisů nebo cloudových uložišť můžete v reálném čase sdílet dokumenty, provádět revize nebo přidávat komentáře, což znatelně zvyšuje týmovou efektivitu.
 

Příprava dokumentů pro práci a ukládání do spisů

Metadata souborů pro snadné indexování

Pro vyhledání konkrétních dokumentů může být užitečné nejen vhodné pojmenování, ale také vložení dodatečných informací do ukládaných PDF dokumentů tzv. metadat. Při samotném hledání se pak prohledává nejen v názvu dokumentu, ale i v metadatech.

Ukládání do spisu

Při postupném ukládání dokumentů do spisu potřebujete uložit nejen PDF soubory, ale třeba i video, obrázky, audio, Word, Excel. Před uložením jiného než PDF dokumentu byste se měli zamyslet, zda budete s dokumentem potřebovat dále pracovat a jak. Pro práci jsou vhodné soubory Word, Excel. Pro zaslání a archivaci souborů je pak vhodný univerzální formát PDF.

Elektronický podpis dokumentů

Máte-li k dispozici vlastní elektronický podpis, je podepsání PDF dokumentu velice jednoduché. Můžete tak podepisovat vystavené faktury, smlouvy a další dokumenty, které můžete odeslat e-mailem, ukládat na disk a přitom budou obsahovat stále elektronický podpis. Podepisování PDF souborů je efektivnější než podepisování e-mailu s nepodepsaným PDF dokumentem.


Pomocí PDF můžete vytvářet velmi univerzální dokumenty, které lze snadno sdílet, organizovat, prohledávat a archivovat. Navíc převod papírových dokumentů do digitální podoby ve formátu PDF/A umožňuje textové prohledávání a kompresi. A to vše lze plně automatizovat pomocí systémů pro vedení advokátních spisů.

Více článků