Vyplatí se investovat do informačního systému pro řízení advokátní agendy?

Vyplatí se investovat do informačního systému pro řízení advokátní agendy?

Požadavky dnešní doby.

Každý rok se nároky na advokáty zvyšují. Musejí se rychleji orientovat v zákonech a kauzách, efektivněji řešit případy a při tom zvládat vysoké administrativní nároky. Proto se dnes tolik mluví o informačních systémech pro řízení advokátní agendy a kanceláře.

"Pokud svou práci vykazujete hodinovou sazbou a vše si zaznamenáváte pomocí tužky a papíru, okrádáte se o drahocenný čas a peníze"

Na českém trhu se objevilo hned několik nových systémů a advokáti tak mají možnost si vybírat podle toho, co jim nejvíce vyhovuje.
 

Co byste měli zvážit?

Při zvažování výběru je důležité si ujasnit, jaké jsou vaše každodenní aktivity a administrativní úkony. Parretovo pravidlo říká, že 20 % činností nám zabírá až 80 % času. Pokud alespoň část těchto úkonů zefektivníte a zautomatizujete, ušetří to vám i kolegům mnoho času, energie a tedy i peněz.

„Parretovo pravidlo říká, že 20 % aktivit nám zabírá až 80 % času“

 

Úspora času. ANO, ale pozor.

Mnoho informačních systémů se chlubí, kolik vám uspoří času. Bezesporu to bude pravda, ale platí to i pro vás? K čemu vám bude funkce autorizované konverze, když ji použijete jednou měsíčně? Dnešní systémy již nabízejí téměř stejné funkce a v tomto se moc neliší. V čem je však velký rozdíl, je jednoduchost systému a uživatelská přívětivost.

„Dnešní systémy již nabízejí velmi podobné funkce, ale liší se přehledností a jednoduchostí ovládání“

A právě jednoduchost ovládání při každodenním používání přináší tu největší úspora času. K čemu vám je robustní systém, který umí vše na co si vzpomenete, ale častou věc musíte hledat v několika podmenu a na 10 kliknutí. Jistě nikoho nebaví vyplňovat nekonečné a nepřehledné formuláře. A to vůbec nebereme v úvahu zdlouhavé zaškolování a seznamování se systémem. Co jednomu advokátovi nebo advokátní kanceláři vyhovuje, nemusí vyhovovat vám.
 

Bezpečnost. Na prvním místě.

V dnešní době musí advokáti splňovat mnoho nařízení a požadavků na zabezpečení svých dat a ochranu osobních údajů. Cloudová řešení jsou již běžná a pro uživatele velmi výhodná z důvodů přenesení odpovědnosti za splnění zákonných požadavků bezpečnosti dat na tvůrce systému a cloudové poskytovatele. Práce odkudkoli a kdykoli je pak další obrovský benefit. Nízká pořizovací cena a měsíční platby do 1000Kč měsíčně jsou další plus.
Každý poskytovatel advokátních systémů problematiku bezpečnosti řeší jinak. A v tom je háček. I když mohou vyhovovat zákonným požadavkům, ne vždy je to záruka bezpečí a jistoty. Vždy byste měli dbát, aby vaše data byla šifrována na serverech nejznámějších poskytovatelů jako např. Amazon. Jen tak budete mít zajištěnu nejvyšší bezpečnost svých dat. Dále byste si měli být jistí, že ani tvůrci advokátního systému se k vašim datům nedostanou.

„Vždy byste měli dbát, aby vaše data byla šifrována na serverech nejznámějších poskytovatelů jako např. Amazon a ani tvůrci systému se k nim nedostanou“

 

Dobrý zákaznický servis není samozřejmost.

Každé zavádění nového systému je časově a finančně náročné. Majitelé kanceláří potřebují, aby vše proběhlo rychle a spolehlivě. Advokáti, aby svou práci mohli vykonávat rychleji a efektivněji co nejdříve. Jednoduchost informačního systému tomu velmi pomáhá a urychluje zaškolování.
Zjistěte si, jaký zákaznický servis dodavatel řešení poskytuje. Je zaškolení, import dat a nastavení v ceně? Jaký styl zákaznického podpory vám vyhovuje? Někomu stačí pomoc přes vzdálenou plochu nebo telefon, někdo dává přednost osobní schůzce. Jedno zůstává stejné. Rychlá a ochotná pomoc by měla být samozřejmostí a je třeba si ji ověřit. I k tomu slouží zkušební období.
Výběr advokátního systému je velmi individuální, ale volbou jednoduchého řešení s vysokým zabezpečením, které má veškerou vámi požadovanou funkčnost ušetříte mnoho času a získáte konkurenční výhodu.
Více článků